Die zunehmende Digitalisierung und der technologische Fortschritt haben dazu geführt, dass viele Handwerksbetriebe heutzutage auf digitale Hilfsmittel setzen. Eine digitale Plantafel (oder auch unter Planungstafel bekannt) wird im Handwerk mittlerweile als modernes Werkzeug zur effizienten Ressourcenplanung und Arbeitszeitverwaltung eingesetzt. Sie ersetzt die traditionelle, physische Plantafel, die oft an einer Wand im Betriebsbüro hing, mit einer computergestützten Softwarelösung.
Statt mit Magneten oder Stiften und Papierzetteln zu arbeiten, wird die digitale Variante auf Bildschirmen oder Beamern angezeigt und auf modernen Endgeräten verwaltet.
Ein Arbeitsalltag im Handwerk, der die Plantafel als Software-Tool nutzt, kann effizienter, transparenter und besser organisiert sein. Im Folgenden wird ein beispielhafter Ablauf eines Arbeitstages in einem Handwerksbetrieb mit Verwendung einer solchen beschrieben:
Morgens:
- Die Büro-Mitarbeiter des Handwerksbetriebs melden sich am Arbeitsplatz an und öffnen die Plantafelsoftware auf ihren Computern. Die Handwerker öffnen Ihre mobile Plantafel-App auf dem Smartphone.
- Sie sehen ihre geplanten Aufgaben und Projekte für den Tag und erhalten alle relevanten Informationen wie Standort, Aufgabenbeschreibung und benötigte Materialien. Falls es Planänderungen gibt, können Aufgaben ganz einfach erstellt, verschoben oder zugewiesen werden.
Während des Arbeitstages:
- Wenn die Handwerker ihre Aufgaben erledigen, aktualisieren sie den Status der Aufträge in der App. Sie markieren Aufgaben als „in Bearbeitung“, „abgeschlossen“ oder „verzögert“, je nach Fortschritt. Außerdem erfassen sie minutengenau ihre Anfahrts-, Arbeits- und Pausenzeiten.
- Falls unvorhergesehene Änderungen auftreten (z. B. Kundenanfragen oder dringende Reparaturen), können die Mitarbeiter im Büro die Aufgaben in Echtzeit anpassen und die Handwerker über die Änderungen informieren.
- Bei der Arbeit an verschiedenen Standorten teilen die Handwerker ihre Standortinformationen über die mobile App, damit das Management den Überblick über den Einsatzort der Mitarbeiter behält und gegebenenfalls Ressourcen spontan umverteilen kann.
Kommunikation und Zusammenarbeit:
- Alle Mitarbeiter können über die digitale Plantafel miteinander kommunizieren und Informationen austauschen. Projektdetails, Baustellendokumentation, Fortschrittsstatus oder auftretende Probleme können schnell und unkompliziert eingetragen werden.
- Die Mitarbeiter im Büro können über die Plantafel Informationen und Anweisungen an die gesamte Belegschaft oder spezifische Handwerker senden, was die Kommunikation und Koordination verbessert.
Überblick und Analyse:
- Die digitale Plantafel bietet einen klaren Überblick über den Arbeitsfortschritt und die Auslastung der Mitarbeiter. Die Führungsebene kann die Effizienz der Arbeitsabläufe analysieren, Engpässe erkennen und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen.
- Durch die Aufzeichnung von Arbeitszeiten und Fortschritten kann das Unternehmen auch die Arbeitszeit genau erfassen und für Lohnabrechnungen oder Abrechnungen mit Kunden verwenden.
- Mit der digitalen Plantafel ist die Begrenzung auf einen kurzen Zeitraum (z.B. aktuelle Woche oder Monat) aufgehoben im Vergleich zu einer physischen Plantafel mit eingeschränktem Platz. Dadurch kann das Management eine detaillierte Vorausplanung für die Zukunft machen.
Nach Feierabend:
- Am Ende des Arbeitstages aktualisieren die Mitarbeiter die Plantafel, um den tatsächlichen Fortschritt ihrer Aufgaben zu dokumentieren und die nächsten Arbeitstage vorzubereiten.
- Die Betriebsleitung kann die gesammelten Daten nutzen, um Berichte zu erstellen, die für die langfristige Planung, die Analyse der Geschäftsentwicklung und die Kundenkommunikation nützlich sind.
Die Plantafel in der digitalen Form ermöglicht es Unternehmen aus dem Handwerk, den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten und den gesamten Betrieb besser zu organisieren, insbesondere bei einer hohen Auftragslage. Sie vereinfacht die Dokumentation, fördert Transparenz und hilft dabei, Aufgaben zeitnah zu erledigen, Ressourcen optimal einzusetzen und Kundenanforderungen rechtzeitig zu erfüllen. Die Planungssoftware ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um den Arbeitsalltag im Handwerk zu verbessern und das Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen.