Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für eine ERP-Software um die eigenen Geschäftsabläufe zu optimieren. Wie auch Sie von einer solchen Anwendung profitieren können, zeigen wir Ihnen hier.
Zunehmend wächst der Druck auf Unternehmen die eigenen Prozesse zu digitalisieren. In diesem Kontext fällt immer wieder das Stichwort ERP. Was genau das ist und wie eine ERP-Software Ihnen dabei helfen kann, Ressourcen einzusparen und effizienter zu arbeiten, wollen wir Ihnen an dieser Stelle einmal genauer aufzeigen.
Zuvor beschäftigen wir uns eingehend mit der allgemeinen Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wie sich mit dieser, Mehrwerte auf allen Ebenen Ihres Unternehmens erzielen lassen.
Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition
ERP – das steht für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. Im Kern geht es dabei um die Aufgabe eines Unternehmens, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen, so effizient wie nur eben möglich zu nutzen. Dazu müssen die vorliegenden Prozesse weitreichend optimiert werden.
Unter Ressourcen versteht man in diesem Zusammenhang alle Betriebsmittel, auf die das Unternehmen zur Erfüllung der Geschäftszwecke zurückgreifen kann. Neben zu verarbeitenden Gütern werden auch das Personal, finanzielle Mittel, Werkzeug und Maschinen oder auch Immobilien als Ressourcen verstanden.
Durch eine optimierte Gestaltung der Prozesse sollen Ressourcen auf allen Ebenen eingespart werden. Dies bedingt einer zentralen Gestaltung, Planung, Steuerung und Überwachung aller unternehmerischen Prozesse. Keine leichte Aufgabe, bedenkt man, dass täglich tausende verschiedenster Prozesse ein einem Unternehmen ablaufen.
Hier kommt eine ERP-Software zum Tragen. Diese bildet alle Prozesse eines Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Hier werden sämtliche Daten einheitlich gespeichert, verarbeitet und stehen den Akteuren zur Verfügung. Alle Stellen im Unternehmen arbeiten fortan mit demselben Datenstamm.
Dies ermöglicht abteilungsübergreifende und somit schlankere Prozesse. Zudem können viele alltägliche Aufgaben von der Software unterstützt oder gar automatisiert werden. Dazu ist eine ERP-Software aus Modulen aufgebaut. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab.
Aufbau einer ERP-Software
So finden sich Module für die Produktion, die Lagerverwaltung, das Rechnungswesen, die Kundenverwaltung oder auch das Projektmanagement in einer ERP-Software an. Je nach Bedarf des Unternehmens kommen weitere Module hinzu oder werden ausgeklammert. Es ist wichtig, dass möglichst alle Bereiche und Prozesse des Unternehmens mit der Software abgebildet werden können.
Auf diese Weise können Ressourcen auf allen Ebenen eingespart und gewinnbringend eingesetzt werden. Viele ERP-Anbieter haben sich über die Jahre auf bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen spezialisiert und ihre Softwarelösungen auf diese angepasst.
So finden sich beispielweise in einer ERP-Software für die Produktion allerlei Funktionen, die den gesamten Produktionsablauf begleiten und abbilden können. In einer ERP-Software für Finanzdienstleister hingegen spielen diese Funktionen keine Rolle. Hier kommt es eher auf kundenzentrierte Funktionen an.
Verschiedene Lizenzmodelle einer ERP-Software
Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs ergeben sich Unterschiede zwischen den ERP-Lösungen am Markt. Auch in Bezug auf das jeweilige Lizenzmodell mit dem die Software angeboten wird, gehen Unterschiede einher. Die gängigsten Modelle sind:
- On-Premises
- Cloud
- Hybrid
- Hosted
Klassischerweise erwarb man eine ERP-Software direkt vom Anbieter und installierte diese auf den hauseigenen Servern. Bei dieser Variante hat man die Möglichkeit die Software frei nach eigenem Belieben anzupassen, da man Zugriff auf den Quellcode hat. Gleichzeitig erfordert dieses Modell hohe Investitionen und Expertise im eigenen Haus.
In den letzten Jahren hat sich daher das Cloud-Modell immer mehr etabliert. Hier kann die ERP-Software über das Internet bezogen werden. Die Daten werden dann auf Servern des Cloud-Anbieters gespeichert und verarbeitet. Es bedarf keiner eigenen Server mehr und auch die Wartung des Systems entfällt auf den Anbieter.
Gerade kleinere Unternehmen können somit auch von den diversen Vorteilen einer ERP-Software profitieren und müssen keine eigene Serverlandschaft dafür bereitstellen. Und Vorteile einer ERP-Software gibt es viele.
Vorteile einer ERP-Software
Mit einer ERP-Software lassen sich Prozesse deutlich effizienter gestalten und Ressourcen einsparen. Diese freigesetzten Ressourcen können dann für andere Prozesse genutzt werden, sodass man langfristig am Markt konkurrenzfähig bleibt. Neben diesen elementaren Mehrwerten, verbessert eine ERP-Software jedoch auch die Zusammenarbeit im Allgemeinen.
Einheitlicher Datenstamm
Dadurch, dass alle Stellen im Unternehmen mit einem gemeinsamen Datenstamm arbeiten, werden Informationen schneller und zuverlässiger geteilt. Davon profitieren alle Abteilungen gleichermaßen. Geht beispielsweise eine Bestelländerung ein, bleibt diese nicht erst an einer Stelle hängen ehe sie dann manuell weitergeleitet wird.
Fehlerquoten senken
Vielmehr können alle Abteilungen direkt auf diese reagieren und die Prozesse entsprechend anpassen. Das sorgt letztlich auf dafür, dass Fehlerquoten im gesamten Geschäftsablauf deutlich gesenkt werden können.
Stetige Analysen und Berichte
Durch stetige Berichte, die automatisch von der ERP-Software angefertigt werden, lassen sich Abläufe permanent überprüfen und analysieren. So können alle Prozesse stetig optimiert und nachgebessert werden. Auch sorgen die stetigen Berichte und Analysen der Daten dafür, dass Einbrüche im Umsatz oder Fehler im Prozessablauf frühzeitig erkannt werden können.
Prozesse automatisieren
Eine ERP-Software bietet zudem das Potential, viele alltäglich ablaufende Prozesse zu automatisieren. Das entlastet die Mitarbeiter und schafft Raum für kreativere Aufgaben und erhöht die Sicherheit weiter.
Zentralisierter Datenschutz
In puncto Datensicherheit bietet eine ERP-Software ebenfalls diverse Vorteile. Durch die Zentralisierung der Daten müssen diese nur noch an einem Ort gesichert werden und nicht an zig verschiedenen Stellen. Somit können Kapazitäten für die Sicherheit gebündelt und verstärkt werden.