Arbeit einer Personalabteilung durch digitale Prozesse erleichtern

Die Digitalisierung ist in den Personalabteilungen vieler Unternehmen angekommen und verändert deren Arbeit nachhaltig zum Positiven. Sie erleichtert deren Arbeit und erlaubt Freiheiten für andere Themen, die bei viel Sachbearbeitungsaufwand zu kurz kämen. Gleichzeitig kann sie helfen, Fehler auszuschließen oder diese zumindest minimieren.

Mann nutzt Computer an Schreibtisch

Schichtplanungen vereinfacht mit moderner Software

Die Schichtplanung stellt in vielen Unternehmen eine besondere Herausforderung dar, denn es müssen feste Schichten geplant werden und gleichzeitig versucht man auf besondere Wünsche der Mitarbeiter einzugehen. Viele Unternehmen setzen für diese Planung auf Excel oder händische Planung an großen Tafeln. Doch es gibt inzwischen auch Tools, die die Planung smarter und damit schneller machen, wie zum Beispiel die Factorial Schichtplanung.

Eine wichtige Grundlage ist die Erfassung aller Mitarbeiter, die in die Planung einbezogen werden sollen. Das ist nicht nur wichtig für die Übersicht, sondern auch für die Arbeitsstunden, da in der Schichtplanung auch die Arbeitsstunden der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Arbeitet ein Mitarbeiter Teilzeit, werden seine geringeren Stunden angerechnet. Zudem wird die Arbeitszeit bei der Planung mit angezeigt, so hat der Bearbeiter immer einen ergänzenden Blick auf diese Zeiten.

Die Planung der Schichten ist nicht nur von Woche zu Woche möglich, sondern auch längerfristig. Ist der Plan erstellt, kann er direkt an die betroffenen Mitarbeiter versendet werden. Sie haben nun die Möglichkeit, ihre Freizeit und private Termine zu planen. Von dieser schnellen Transparenz profitieren beide Seiten und es ermöglicht eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Für die Personalabteilung ist zudem eine Prüfung hinterlegt, die verschiedene Faktoren prüft und so Fehler in der Planung minimiert.

Urlaube digital planen und beantragen

Auch die Urlaubsplanung wird mit Tools einfacher für die Personalabteilung, denn es entfällt ein aufwendiger schriftlicher Beantragungsprozess. Die Mitarbeiter werden mit ihren individuellen Urlaubstagen in dem System hinterlegt und können dann eigenverantwortlich die Urlaubstage oder auch andere Abwesenheitstage eintragen. Der Mitarbeiter hat so immer einen guten Überblick und da die Daten an die Personalabteilung weitergeleitet werden, können die Termine auch in einem Gruppenkalender dargestellt werden. So können alle Gruppenmitglieder sehen, wer wann Urlaub hat und somit die Planung besser aufeinander abstimmen.

Mit der Urlaubsverwaltung von Factorial kann man, wie bei anderen Anbietern auch, die Genehmigung eines Urlaubs auch delegieren und so die Arbeit für die Personalabteilung vereinfachen. Eine Abteilungs- oder Gruppenleitung kann mittels Rollenverteilung berechtigt werden, die Urlaube zu genehmigen. Man gibt als Personalabteilung somit die Planung an die Verantwortlichen und kann sich auf andere Themen konzentrieren.

In der Personalabteilung kann man aus den Daten noch Statistiken und Übersichten erstellen, die zum Beispiel die Abwesenheit und deren Gründe visualisieren. So kann man für Berichte an die Geschäftsleitung stets aktuelle Daten vorhalten und bei Fragen aussagekräftig sein.

Andere Themen in den Mittelpunkt stellen

Der aktuelle Fachkräftemangel, von dem in den Nachrichten immer zu lesen ist, ist gut für Arbeitnehmer und stellt Arbeitgeber vor Herausforderungen. So muss man versuchen, die vorhandenen Fachkräfte zu halten und neue zu gewinnen. Das gelingt nicht nur mit Gehalt, sondern auch mit Karrierechancen und eine Möglichkeit auf Fortbildung. Hat man die Personalabteilung mit digitalen Prozessen entlastet, kann man diese Kapazitäten für die Förderung der Mitarbeiter verwenden.

In persönlichen Gesprächen kann man Interessen von Mitarbeitern ermitteln und weiterhin schauen, ob und welche Fortbildungen ein Mitarbeiter besuchen möchte. Auch kann man ermitteln, ob man Mitarbeiter hat, die im Rahmen eines Talent Managements für höhere Positionen qualifiziert werden können. So werden die Mitarbeiter durch interne Maßnahmen weiter qualifiziert und können neue Fähigkeiten in das Unternehmen einbringen. Durch solche Maßnahmen wird in der Regel die Bindung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter gestärkt, was langfristig positiv für beide Seiten ist.

Ein Fazit

Prozesse der Personalabteilung zu digitalisieren, ist wichtig, um die Mitarbeiter für andere Aufgaben zu entlasten. Interessante Tools gibt es einige, man muss sich nur entscheiden, welche man einsetzen möchte und sich dann einen erfahrenen Partner an die Seite nehmen, der die Implementierung begleitet.