Ungarn: Personaldokumente aller Gäste in Beherbergungsbetrieben werden digital erfasst

Was Sie über die Einführung des Dokumentenscanners in Ungarn wissen müssen

Ab dem 1. September sind alle Beherbergungsbetriebe in Ungarn verpflichtet, die Personaldokumente aller Gäste, unabhängig vom Alter, digital zu erfassen. Hier erfahren Sie, was Sie über das neue VIZA-System wissen müssen – schreibt das Reiseportal turizmus.com.

Die Verwendung von digitalen Beleglesern und die Übermittlung von Daten werden nach mehreren Änderungen ab dem 1. September 2021 obligatorisch sein. Ab Mittwoch sind die inländischen Beherbergungsbetriebe daher verpflichtet, alle Gäste unabhängig von ihrem Alter nach einem Lichtbildausweis zu fragen und die Daten im Rahmen des Check-in-Prozesses mit Hilfe des Dokumentenlesegeräts und der Beherbergungsmanagement-Software zu übermitteln. Die Gäste können sich mit einem Personalausweis, Reisepass oder Führerschein ausweisen. Die Erfassung von Gästedaten mit einem Beleglesegerät, d. h. im Wesentlichen durch Scannen, ist in Ungarn in allen Beherbergungsbetrieben vorgeschrieben, unabhängig von der Art und Anzahl der Bewohner.

VIZA-System soll die Sicherheit gewährleisten

Wie bereits berichtet, ist die Einführung des neuen Gästeidentifikationssystems in erster Linie durch Sicherheitsgründe motiviert. Die über die digitalen Dokumentenscanner in der Unterkunftsverwaltungssoftware erfassten Gästedaten werden in die geschlossene Gästeinformationsdatenbank (VIZA) aufgenommen, die neben dem Nationalen Tourismusinformationszentrum (NTAK) auch die Daten hosten wird. Der Hosting-Provider der Datenbank ist die Ungarische Tourismusbehörde (MTÜ).

In einer zuvor veröffentlichten Erklärung sagte die MTÜ, dass das VIZA-System ein streng geschlossener und geschützter Datenspeicher für das gemeinsame Interesse und die Sicherheit aller ist, der den besonders strengen gesetzlichen Sicherheitsanforderungen unterliegt. Die Polizei kann das System für die Strafverfolgung und Verbrechensbekämpfung, die öffentliche Ordnung, die öffentliche Sicherheit, die Grenzkontrolle, den Schutz der Rechte, der Sicherheit und des Eigentums der betroffenen Person und anderer Personen sowie für die Durchführung von Fahndungsmaßnahmen ausschließlich zum Zweck der Suche nach bestimmten Daten nutzen. Das VIZA-System kann nur verschlüsselte Daten empfangen, und die Daten können von den Strafverfolgungsbehörden nur in den Fällen und auf die Art und Weise abgefragt werden, die gesetzlich vorgeschrieben sind.

Das System ist nur in Ungarn neu, die Art und Weise des Einloggens und der Identifizierung der Gäste ist in vielen europäischen Ländern (Großbritannien, Spanien, Italien, Deutschland und Frankreich) ähnlich, sagt vizainfo.hu, wo alle notwendigen Informationen über VIZA zu finden sind.

Zeit für die Umsetzung

„Auch wenn die Einhaltung der geänderten Rechtsvorschriften derzeit für die Unternehmen einen zusätzlichen finanziellen Aufwand und eine zusätzliche Arbeitsbelastung bedeutet, wird sie mit der Zeit – dank des digitalen Scannens von Personaldokumenten – das Einchecken in die Unterkunft einfacher und schneller machen, die Arbeit der Rezeptionisten verringern und ungenaue Dateneingaben vermeiden“, so Csaba Baldauf, Präsident des Ungarischen Hotel- und Gaststättenverbandes (MSZÉSZ), gegenüber turizmus.com.

Wie bei der Einführung jedes großen, komplexen Systems gab und gibt es auch bei der Einführung von VIZA bremsende Faktoren, wie z. B. die Zeit, die für die Entwicklung und Installation der Software im Betrieb benötigt wird, die Notwendigkeit, die Systeme zu harmonisieren, Schwierigkeiten bei der Beschaffung von Geräten, die Überlastung der Hotels im Sommer und Personalprobleme. Die Beherbergungsbetriebe bemühen sich zwar, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sie bemühen sich um die Anschaffung und Integration der Belegleser und um die Implementierung der erforderlichen Softwareentwicklung, aber es wird Wochen dauern, bis das System reibungslos funktioniert“, so Csaba Baldauf.

Solange dies nicht der Fall ist, müssen die Anbieter von Unterkünften die Daten manuell in VIZA eingeben, wie es das Gesetz vorschreibt. Für Beherbergungsbetriebe mit bis zu 8 Zimmern und 16 Betten ist dies mit der von der MTÜ kostenlos zur Verfügung gestellten Anwendung VENDÉGEM einfacher zu bewerkstelligen.

Information der Gäste ist der Schlüssel

Neben der reibungslosen Umsetzung des Systems sollten nach Ansicht des MSZÉSZ-Präsidenten auch konzertierte Anstrengungen zur Information potenzieller Reisender unternommen werden. Die meisten Gäste wissen nichts von der Gesetzesänderung, und viele von ihnen werden bei ihrer Ankunft von der Nachricht kalt erwischt, dass alle Familienmitglieder, einschließlich Kinder unter 14 Jahren, ein offizielles Dokument benötigen, um einzuchecken. In vielen Familien, die bereits für die Herbstmonate angemeldet sind, haben die jüngeren Kinder überhaupt keinen Ausweis, und die Wartezeit bei den Dokumentenstellen kann mehrere Monate betragen, betonte er.

Nach dem Gesetz dürfen Beherbergungsbetriebe keine Gäste ohne Ausweispapiere aufnehmen, und es gibt keine Ausnahmen. In diesem Fall muss der Beherbergungsbetrieb die Leistung verweigern und die bereits geleistete Vorauszahlung und die Beherbergungsgebühr zurückerstatten. MSZÉSZ hat daher seine Mitglieder gebeten, die Gäste sowohl auf ihren Social-Media-Plattformen als auch in den Buchungsbedingungen und -bestätigungen auf die Gesetzesänderung aufmerksam zu machen. Außerdem müsste eine intensivere Kampagne über die öffentlich-rechtlichen Kanäle durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Informationen jeden erreichen.

Der Branchenverband fordert außerdem eine Karenzzeit und eine Überprüfung der Notwendigkeit von Dokumentenkontrollen für ungarische Kinder, die seiner Meinung nach den Zweck der Regelung nicht wesentlich beeinträchtigen würden.